Zgłoszenie niewłaściwego postępowania – Sweco Ethics Line

Sweco Ethics Line to usługa telefoniczna i internetowa, która umożliwia zgłaszanie podejrzeń:

1. o postępowaniu niezgodnym z Kodeksem Postępowania Sweco lub Kodeksem Postępowania dla Dostawców i Partnerów biznesowych,
2. w kontekście związanym z pracą, informacje o niewłaściwym postępowaniu, jeżeli istnieje interes publiczny w ujawnieniu takiej informacji, lub
3. w kontekście związanym z pracą, informacje o zachowaniu sprzecznym z celem lub przeznaczeniem przepisów bezpośrednio obowiązującego prawa UE.

Jeśli podejrzewasz naruszenie zasad w firmie Sweco, w naszym łańcuchu dostaw lub u naszego partnera biznesowego i chcesz to zgłosić, skontaktuj się z infolinią Sweco Ethics Line, korzystając z tego linku lub skanując kod QR zamieszczony poniżej. Zgłoszenie można przesłać za pomocą formularza online lub dzwoniąc pod jeden z numerów telefonów podanych na stronie internetowej, do której prowadzi ten sam link.

Sweco Ethics Line

Przed zgłoszeniem sprawy za pośrednictwem Sweco Ethics Line należy przygotować długopis i kartkę papieru. Należy zapamiętać numer zgłoszenia i hasło, aby móc zalogować się ponownie w późniejszym terminie i sprawdzić odpowiedź na zgłoszenie. Zgłoszenie można złożyć w swoim języku i zachować anonimowość, ale jeśli preferujesz osobistą odpowiedź, podaj swoje imię i nazwisko oraz dane kontaktowe.

Zgłoszenia dotyczące punktów 2 i 3 można również dokonać za pośrednictwem zewnętrznych kanałów zgłaszania właściwych organów oraz, w stosownych przypadkach, do instytucji, organów lub agencji UE. Dalsze działania, dochodzenie i informacje zwrotne w przypadku takich zgłoszeń są realizowane przez właściwy organ.

Ochrona prawna osoby zgłaszającej jest taka sama, niezależnie od wykorzystanego kanału zgłaszania.

Aby uzyskać więcej informacji na temat sposobu przetwarzania danych osobowych przez Sweco w przypadku zgłoszenia za pośrednictwem Ethics Line, prosimy zapoznać się z informacją o ochronie prywatności Sweco Ethics Line.

Procedura Zgłoszeń Wewnętrznych

W związku z wejściem w życie ustawy o ochronie sygnalistów, której celem jest zapewnienie bezpieczeństwa osobom zgłaszającym nieprawidłowości w miejscu pracy Sweco Polska sp. z o.o. oraz Sweco Design Center Poland sp. z o.o. (dalej zwane jako Sweco) wprowadziły Procedurę zgłoszeń wewnętrznych dotyczących naruszeń prawa.

Procedurę zgłoszeń wewnętrznych w Sweco stosuje się do Zgłoszeń Wewnętrznych dokonanych przez sygnalistów, którzy uzyskali informacje na temat naruszeń prawa. W ramach Procedury zgłoszeń wewnętrznych nie są przyjmowane zgłoszenia dotyczące prawa pracy.

W spółkach powołano Komisje ds. Sygnalistów, które mają uprawnienia do przyjmowania i weryfikacji zgłoszeń.

Każde zgłoszenie, które zostanie zgłoszone powinno zawierać dane kontaktowe zgłaszającego, opis naruszenia oraz podpis. Sygnaliści mają możliwość składania zgłoszeń ustnie lub pisemnie, jednak nie mogą to być zgłoszenia anonimowe. Zgłoszenia wewnętrzne anonimowe nie będą rozpatrywane i zostaną pozostawione bez rozpoznania.

Zgłoszenia ustne mogą być dokonane

• telefonicznie, za pośrednictwem linii telefonicznej w ramach systemu Speakup (Sweco Ethics Line) funkcjonującego w Spółce – link;
• na wniosek sygnalisty – za pośrednictwem bezpośredniego spotkania z którymkolwiek członkiem Komisji ds. Sygnalistów.

Wykonanie połączenia oznacza wyrażenie zgody na nagranie i sporządzenie transkrypcji.

Bezpośrednie spotkanie celem przekazania zgłoszenia

Wniosek o spotkanie należy składać mailowo na adres: sygnalisci@sweco.pl lub pisemnie w zamkniętej kopercie z dopiskiem „do rąk własnych Komisji ds. Sygnalistów”. Spotkanie zostanie zorganizowane w terminie 14 dni od dnia otrzymania takiego wniosku.

Za zgodą sygnalisty zgłoszenie składane w czasie spotkania jest dokumentowane w formie protokołu spotkania, odtwarzającego jego dokładny przebieg. Sygnalista może dokonać sprawdzenia, poprawienia i zatwierdzenia protokołu rozmowy przez jego podpisanie.

Zgłoszenia pisemne mogą być dokonane w postaci:

• papierowej do rąk własnych któregokolwiek członka Komisji ds. Sygnalistów (w zamkniętej kopercie z dopiskiem „zgłoszenie wewnętrzne”);
• listownie na adres siedziby Spółki z dopiskiem na kopercie „zgłoszenie wewnętrzne – do rąk własnych Komisji ds. Sygnalistów”;
• elektronicznie:
  – w drodze wiadomości e-mail na adres mailowy Komisji ds. Sygnalistów: sygnalisci@sweco.pl;
  – za pośrednictwem formularza w ramach systemu Speakup (tzw. Linia ds. Etyki lub Sweco Ethics Line) funkcjonującego w Spółce – link.

Potwierdzenie przyjęcia zgłoszenia wewnętrznego

Sygnalista otrzymuje potwierdzenie przyjęcia Zgłoszenia Wewnętrznego w ciągu 7 dni od jego otrzymania przez Komisję ds. Sygnalistów, która ma obowiązek weryfikacji zgłoszeń i informowania sygnalisty o wynikach przeprowadzonego dochodzenia w ciągu 3 miesięcy.

Zgłoszenia zewnętrzne

Rzecznikowi Praw Obywatelskich powierzono zadania związane z przyjmowaniem zgłoszeń zewnętrznych, ich wstępną weryfikacją i  skierowaniem do organu publicznego właściwego do podjęcia działań następczych, więcej informacji znajduje się tutaj .

Ochrona danych osobowych

Komisja ds. Sygnalistów będzie traktować wszystkie otrzymane informacje w ścisłej tajemnicy. Prywatność zarówno osoby składającej skargę, jak i podmiotu(ów), których dotyczy zgłoszenie będzie chroniona. Procedury raportowania opierają się na przetwarzaniu danych osobowych, dlatego zastosowanie mają zasady ochrony danych. Sweco przestrzega obowiązujących przepisów. Jeżeli zarzuty, których dotyczy zgłoszenie nie doprowadzą do działań lub postępowań prawnych, wszelkie dane osobowe przetwarzane w ramach procedowania zgłoszenia zostaną usunięte po zakończeniu dochodzenia.

Osoby wpisane do rejestru mają prawo zażądać odpisu z rejestru dotyczącego informacji dotyczących ich danych osobowych. Sweco jest zobowiązane do poprawiania wszelkich błędnych, niepełnych lub wprowadzających w błąd informacji zapisanych w rejestrze. Aby uzyskać więcej informacji o tym, w jaki sposób Sweco przetwarza Twoje dane osobowe, gdy składasz zgłoszenie za pośrednictwem Sweco Ethics Line, kliknij tutaj.

W przypadku pytań prosimy o kontakt osobiście z członkami Komisji ds. Sygnalistów lub na adres e-mail: sygnalisci@sweco.pl.

Aby przeczytać naszą Procedurę zgłoszeń wewnętrznych, kliknij tutaj. 

Aby dowiedzieć się w jaki sposób Spółki przetwarzają dane osobowe, kliknij tutaj.